Met deze 6 tips haal jij het beste uit het event!

1. Begin met het doel van je evenement

Voordat je locaties gaat vergelijken, is het verstandig om eerst het doel van je evenement vast te leggen. Wil je kennis delen tijdens een seminar? Nieuwe relaties ontvangen tijdens een netwerkevent? Een product presenteren? Of medewerkers en relaties samenbrengen tijdens een groter bedrijfsevenement? Het antwoord bepaalt welke ruimte(s) je nodig hebt. Bij een presentatie is de techniek belangrijk, terwijl bij een netwerkbijeenkomst juist ruimte voor beweging en informele ontmoetingen centraal kan staan.

2. Kijk naar capaciteit én flexibiliteit

Het aantal gasten is één van de eerste punten waar je naar kijkt, maar capaciteit alleen zegt niet alles. Een evenement kan uit meerdere onderdelen bestaan. Misschien begint de dag plenair, worden deelnemers daarna verdeeld over kleinere groepen en sluit je af met een borrel of diner. Dan heb je niet alleen een grote zaal nodig, maar ook aanvullende break-outruimtes en een logische routing tussen de verschillende onderdelen.

Van der Valk Hotel Nuland beschikt over een uitgebreid congres- en meetingaanbod, met meerdere multifunctionele zalen van verschillende formaten. Alle zalen bevinden zich op één verdieping, rondom De Foyer. Deze ruimte vormt het centrale hart van het Meeting & Event Centre en is de verbindende plek waar alle zalen op uitkomen. Met een indrukwekkende hoogte van 6 meter, een stijlvolle inrichting en een fraaie bar in het midden heeft De Foyer een unieke en representatieve uitstraling. De lichte en ruime opzet zorgt voor een prettige ambiance en biedt volop mogelijkheden voor verschillende momenten gedurende de dag.

De Foyer beschikt over een grote buffetkeuken en een uitgebreide koffiecorner, waar gedurende de dag een wisselend assortiment aan lekkernijen voor gasten wordt gepresenteerd. Van zoet tot hartig en van gezonde opties tot heerlijke verwenmomenten, er is voor ieder wat wils. De ruimte is uitermate geschikt voor ontvangst, een korte pauze, een informele break of een gezellige borrel na afloop.

3. Bereikbaarheid maakt een verschil

Wanneer gasten uit verschillende plaatsen komen, is de ligging van de evenementenlocatie een belangrijk onderdeel van de keuze. Van der Valk Hotel Nuland ligt aan de A59, centraal bij 's-Hertogenbosch en Oss. Dat maakt Nuland een praktische uitvalsbasis voor zakelijke evenementen met deelnemers uit verschillende delen van de regio. Ook voor bedrijven rondom de omliggende industrieterreinen kan een externe evenementenlocatie interessant zijn. Je haalt deelnemers even uit hun dagelijkse werkomgeving en kiest tegelijkertijd voor een locatie die goed bereikbaar is.

4. Maak van eten en drinken een vast programmaonderdeel

Eten en drinken zijn niet alleen praktische onderdelen van een evenement. Ze kunnen ook bijdragen aan de ervaring en aan de overgang tussen verschillende programmaonderdelen. Denk aan ontvangst met koffie, een lunch tussen twee sessies, een diner na een congres of een borrel om een bijeenkomst af te sluiten. Bij Van der Valk Hotel Nuland kunnen zakelijke bijeenkomsten worden gecombineerd met verschillende horecamogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld een zakelijke bijeenkomst combineren met een diner in Gerrit's restaurant of een informeler moment in Bar 1862 'De Gouden Leeuw'.

5. Denk ook aan de praktische organisatie

Hoe groter het evenement, hoe meer praktische zaken er tegelijk geregeld moeten worden. Denk aan ontvangst, zaalindeling, catering, technische ondersteuning en de overgang tussen verschillende programmaonderdelen. Maak vooraf een overzicht van de onderdelen van je programma en bespreek deze met ons. Zo ontdek je snel waar mogelijkheden of aandachtspunten liggen.

6. Een evenement bestaat uit een divers programma

Steeds meer zakelijke bijeenkomsten combineren verschillende elementen. Een presentatie kan bijvoorbeeld gevolgd worden door een netwerkborrel. Een congres kan eindigen met een diner. Een bedrijfsevenement kan een plenaire bijeenkomst combineren met kleinere sessies. Juist daarom is een multifunctionele evenementenlocatie interessant. Je hoeft het programma niet rondom één ruimte te bouwen, maar kunt de verschillende onderdelen op elkaar laten aansluiten. Ook de mogelijkheid om een evenement te combineren met een overnachting kan praktisch zijn wanneer gasten een grotere afstand moeten afleggen of wanneer een programma meerdere dagen duurt.

Hoe kies je de juiste locatie in Den Bosch?

Maak voordat je een locatie bezoekt een korte checklist:

• Hoeveel gasten verwacht je?

• Welke onderdelen bevat het programma?

• Welke zaalopstelling past daarbij?

• Zijn breakoutruimtes nodig?

• Welke audiovisuele voorzieningen zijn noodzakelijk?

• Is de locatie goed bereikbaar voor de deelnemers?

• Welke cateringmomenten wil je opnemen?

• Is een borrel of diner onderdeel van het programma?

• Is overnachten gewenst?