Met deze 7 tips haal jij het beste uit het congres!

1. Begin met het doel en de doelgroep

Voordat je een congreslocatie kiest, is het belangrijk om scherp te hebben wat je met het congres wilt bereiken. Gaat het om kennisdeling? Een vakinhoudelijk programma? Een bijeenkomst voor klanten en relaties? Of wil je een groot publiek samenbrengen rondom een bepaald thema? De doelgroep bepaalt mede hoe je het congres organiseert. Een programma voor professionals uit verschillende organisaties vraagt misschien om veel ruimte voor netwerken, terwijl een inhoudelijk congres juist gebaat kan zijn bij een duidelijke plenaire structuur en aanvullende extra ruimtes of break-outruimtes voor kleinere sessies.

2. Bepaal hoeveel ruimte je écht nodig hebt

Het aantal deelnemers is een belangrijk uitgangspunt, maar ook andere factoren bepalen hoeveel ruimte je nodig hebt. Een congres bestaat vaak uit verschillende onderdelen: ontvangst, een plenaire opening, presentaties, break-outs, pauzes en een afsluitend programma. Wanneer deelnemers tussendoor in kleinere groepen worden verdeeld, heb je naast een grote congreszaal ook aanvullende ruimtes nodig. Kijk daarom naar de volledige dagindeling. Hoeveel mensen zijn op welk moment in welke ruimte aanwezig? En moeten verschillende onderdelen gelijktijdig plaatsvinden?

3. Controleer de technische voorzieningen

Een inhoudelijk sterk congres kan snel worden verstoord wanneer de techniek niet aansluit op het programma. Denk vooraf na over presentaties, beeld en geluid, microfoons, schermen en andere audiovisuele voorzieningen. Ook de manier waarop sprekers zich door het programma bewegen kan invloed hebben op de technische inrichting. Maak daarom een technische checklist voordat je een locatie definitief kiest. Bespreek deze vervolgens met de locatie, zodat duidelijk is wat aanwezig is en wat eventueel aanvullend geregeld moet worden.

4. Kijk naar bereikbaarheid voor deelnemers

Bij een congres kunnen deelnemers uit verschillende steden en regio's komen. Bereikbaarheid is daarom niet alleen een praktisch detail, maar onderdeel van de congreservaring. Van der Valk Hotel Nuland ligt aan de A59, centraal ten opzichte van ’s-Hertogenbosch. Voor organisaties die deelnemers uit verschillende richtingen verwachten, kan die ligging een praktische basis vormen voor een congres.

5. Plan pauzes en netwerkmomenten bewust

Een congres draait om inhoud, maar deelnemers hebben ook momenten nodig om informatie te verwerken en met elkaar in gesprek te gaan. Plan daarom niet alleen presentaties achter elkaar. Een koffiepauze, lunch of borrel kan een belangrijk onderdeel van het programma zijn. Juist tijdens deze informele momenten ontstaan vaak gesprekken die buiten de plenaire sessies verdergaan.

6. Eten en drinken als onderdeel van de congresbeleving

Goed eten en drinken is een praktisch onderdeel van een congres, maar het kan ook bijdragen aan de totale ervaring. Denk aan ontvangst met koffie en thee, een lunch tijdens het programma en een borrel of diner na afloop. Bij een langer congres kan ook een overnachting relevant zijn. Hotel Nuland biedt binnen dezelfde locatie verschillende mogelijkheden voor zakelijke bijeenkomsten en horeca. Gerrit's restaurant en Bar 1862 'De Gouden Leeuw' kunnen bijvoorbeeld onderdeel zijn van het programma.

7. Denk in een totaalprogramma

Een congres wordt sterker wanneer alle onderdelen logisch op elkaar aansluiten.

Een mogelijke structuur is bijvoorbeeld: Ontvangst → plenaire opening → pauze → parallelsessies → lunch → vervolgprogramma → afsluiting → borrel of diner.

Wanneer je deze structuur vooraf uitwerkt, wordt ook duidelijk welke ruimtes en faciliteiten nodig zijn. Bespreek daarom bij een locatiebezoek niet alleen de zaal, maar het volledige programma.

Checklist: een congreslocatie kiezen

• Past de capaciteit bij het verwachte aantal deelnemers?

• Zijn er voldoende aanvullende ruimtes voor break-outs?

• Kan de zaal flexibel worden ingericht?

• Zijn de benodigde audiovisuele voorzieningen beschikbaar?

• Is de locatie goed bereikbaar?

• Is parkeren goed te organiseren?

• Zijn ontvangst, pauzes en lunch logisch in te plannen?

• Zijn borrel en diner mogelijk op dezelfde locatie?

• Is overnachten mogelijk wanneer dat nodig is?

• Kan de locatie meedenken over de volledige congres dag?

Wanneer heb je de juiste congreslocatie gevonden?

De juiste locatie is uiteindelijk de locatie die het programma ondersteunt in plaats van beperkt. Kijk niet alleen naar de zaal die je op foto's ziet. Kijk naar het volledige traject: van de aankomst van deelnemers tot de laatste borrel. Hoe bewegen mensen door het gebouw? Waar vinden de verschillende sessies plaats? Waar eten ze? Waar kunnen ze netwerken? En met al deze vragen helpen wij jou graag verder!